Satın alma siparişi ve mal kabul

Adım adım

1. Menüden Ürünler’i açıp Siparişler sekmesine basın (ilk siparişinizde sekme yoktur: Ürünler → Daha fazla → Siparişler (tedarikçiye verilen)). Sipariş oluştur’a basın; azalan ürünler için Azalanlardan oluştur (aşağıda).
2. Tedarikçi’yi seçin. İki ya da daha çok deponuz varsa Mal hangi depoya gelecek? sorusunu yanıtlayın; isterseniz Beklenen teslim gününü seçin (Yarın, 3 gün sonra, 1 hafta sonra ya da tarih).
3. Barkodu okutun ya da ürün adını yazıp seçin; her satırda miktarı ve (alış fiyatı yetkiniz varsa) birim fiyatı yazın. Not yazarsanız tedarikçiye giden mesajda görünür. Siparişi kaydet’e basın.
4. Sipariş sayfasında WhatsApp’tan gönder’e basın: ürünler, miktarlar, istenen teslim günü ve teslim yeriyle hazır bir mesaj tedarikçinin numarasına açılır; mesajı siz gönderirsiniz. Diğer menüsünde E-posta ile gönder, Yazdır / PDF ve Mesajı kopyala da vardır.
5. Gönderdikten sonra ekranda çıkan soruya Evet, gönderildi deyin (ya da Diğer → Gönderildi olarak işaretle). Sipariş “Gönderildi” olur; teslim günü gelince ana sayfada da görünür.
6. Mal gelince sipariş sayfasında Mal geldi’ye basın, gelen miktarı yazıp stoğa alın; sonra faturasını işleyin (aşağıda). Sipariş kaydetmek stoğu da tedarikçinin hesabını da değiştirmez.

Mal geldi: stoğa alma

1. Sipariş sayfasında ya da Siparişler listesindeki satırın ⋯ menüsünde Mal geldi’ye basın. Teslim günü gelen siparişler ana sayfadaki “Bugün gelecek mal” kartında da Mal geldi düğmesiyle durur.
2. Malın geldiği gün’ü seçin; iki ya da daha çok deponuz varsa Hangi depoya girdi? sorusunu yanıtlayın. İrsaliye ya da fatura numarasını İrsaliye / fatura no kutusuna yazabilirsiniz.
3. Her satırda Gelen kutusunda kalan miktar hazır yazılıdır. Eksik geldiyse azaltın: kalanı siparişte beklenmeye devam eder. Fazla geldiyse artırın; fişte uyarı olarak yazılır. Hepsi geldi bütün kalanları doldurur, Temizle sıfırlar.
4. Birim fiyat (KDV hariç) siparişteki fiyatla gelir; tedarikçi farklı fiyat kestiyse düzeltin, fark fişte uyarılır.
5. Parti takipli üründe Parti no ve Son kullanma, seri no takipli üründe Seri numaraları (gelen adet kadar) kutusu açılır: Parti ve son kullanma.
6. Stoğa al’a basın.

Ürünler seçtiğiniz depoya girer; ortalama maliyet ve son alış fiyatı güncellenir. Sipariş “Kısmen geldi” ya da “Tamamlandı” olur. Bu adımda tedarikçinin hesabına bir şey yazılmaz. Her mal kabul bir fiş olarak kalır (ör. MK-2026-0002); Siparişler listesindeki Gelen mallar düğmesi hepsini, Faturası bekleyen çipi faturası işlenmemişleri gösterir.

Faturasını işleme: stok ve borç bir kez

Mal kabul fişinde Faturası kartı “Para henüz işlenmedi” der. İki yoldan biriyle işleyin:

• Alış faturasına çevir: tedarikçinin faturası geldiyse. Tedarikçinin fatura no’yu (KDV indirimi ve Ba formu için), fatura tarihini ve isterseniz son ödeme tarihini yazın; Faturayı kes (tutar hemen tedarikçinin hesabına borç yazılır) ya da Taslak aç (fiyat, KDV ve indirimi kontrol edip sonra kesersiniz) seçip Faturaya çevir’e basın. Fiyatı yazılmamış ürün varsa fatura taslak açılır.
• Mal al: faturasız alımda. Tutar (KDV dahil) hazır gelir; Şimdi ödediğim kutusu boşsa hepsi veresiye yazılır, ödediyseniz tutarı yazın ya da Tamamını ödedim deyin ve Para nereden çıktı? sorusunda kasayı seçin. İsterseniz Ödeme günü (7, 15, 30 gün ya da tarih) seçip Mal al’a basın: Tedarikçiden mal al / ödeme yap.

Ürünler mal kabulde stoğa girdiği için fatura stoğu yeniden artırmaz. Faturada mal kabulden fazla miktar varsa yalnız fazlası girer; faturadaki fiyat farklıysa malın maliyeti faturadaki fiyata göre düzeltilir. Bir mal kabul en çok bir kez faturalanır ya da hesaba yazılır; ikinci kez denerseniz reddedilir. Fatura iptal edilirse mal yerinde kalır, mal kabul yeniden faturalanabilir.

Faturalar → alış faturası formunda aynı tedarikçinin faturası işlenmemiş mal kabulü varsa uyarı çıkar ve Mal kabule bağla bağlantısı mal kabulü açar. Malı mal kabulle aldıysanız faturayı ayrıca elle girmeyin: aynı mal ikinci kez stoğa girer.

Azalan ürünlerden sipariş

Ürünler → Daha fazla → Sipariş listesi (azalanlar) (ya da Siparişler’deki Azalanlardan oluştur) biten ve azalan ürünleri son alındıkları tedarikçiye göre gruplar. Azalanlar ya da Azalanlar ve yaklaşanlar arasında seçin.

• Önerilen miktar: son 30 günde satılan (fire hariç) + uyarı miktarı (en az uyarı miktarının 2 katı) − elinizdeki − açık siparişlerde yolda olan.
• İstemediğiniz satırın işaretini kaldırın, miktarı değiştirin. Tedarikçisi belli olmayan grupta tedarikçiyi listeden seçin; iki ya da daha çok deponuz varsa Mal hangi depoya gelecek? sorusunu yanıtlayın.
• Sipariş oluştur grubu satın alma siparişi taslağına çevirir (fiyatlar son alış fiyatından); kontrol edip yukarıdaki gibi gönderirsiniz.
• WhatsApp ve Kopyala listeyi sipariş kaydı açmadan tedarikçiye göndermek içindir.

Siparişleri izleme ve düzeltme

• Siparişler listesini Açık, Tamamlandı, İptal ve Tümü çipleriyle süzün. Üst cümle kaç açık sipariş olduğunu, bugün gelen ve geciken siparişleri, alış fiyatı yetkiniz varsa gelmesi beklenen tutarı söyler.
• Durumlar: Taslak → Gönderildi → Kısmen geldi → Tamamlandı ya da İptal. Tedarikçinin sayfasında açık siparişleri ayrıca görürsünüz.
• Diğer menüsünde: Düzenle (Taslak ya da Gönderildi durumunda ve henüz mal gelmemişken), Tekrar sipariş et (aynı tedarikçi ve ürünlerle yeni taslak), Siparişi kapat (kalan gelmeyecek), Kapatmayı geri al, Siparişi iptal et (hiç mal gelmediyse; stok ve hesap değişmez, tedarikçiye ayrıca haber verin).
• Yanlış mal kabulü fişteki Daha fazla → Mal kabulü geri al ile geri alın: mal depodan çıkar, siparişte yeniden beklenir. Faturası kesildiyse ya da Mal al ile hesaba yazıldıysa önce onu geri alın.

Personel ve fiyatlar

Alış fiyatı ve kâr yetkisi olmayan personel (ör. depocu) sipariş hazırlar ve mal kabul yapar ama fiyat görmez ve yazmaz; fiyat siparişteki ya da son alış fiyatından alınır. Alış faturasına çevirmek için Faturalar ve Alış fiyatı ve kâr, Mal al için Müşteriler ve Alış fiyatı ve kâr yetkisi gerekir; peşin ödeme kasa yetkisi ister. Siparişi iptal etmek ve mal kabulü geri almak “Silme, iptal ve iade” yetkisiyle yapılır: Personel ve yetkiler.

Sık sorulan sorular

İpuçları

• Mal kabulde irsaliye numarasını yazın; faturaya çevirirken tedarikçinin fatura no kutusuna hazır gelir.
• Her hafta aynı malı alıyorsanız eski siparişte Tekrar sipariş et ile yeni taslağı tek dokunuşla açın.