Depolar, aktarım ve fire

Adım adım

1. Menüden Ürünler’i açın. Tek deponuz varsa Daha fazla → Depolar (şube, depo, araç ekle)’ye, iki ya da daha çok deponuz varsa üstteki Depolar sekmesine basın.
2. Depo ekle’ye basın. Deponun adı’nı yazın (ör. “Kadıköy şube”), Ne tür bir yer? sorusunda Dükkân, Depo, Şube ya da Araç’ı seçin; isterseniz adres ya da sorumlu kişiyi not olarak yazıp Depoyu ekle’ye basın.
3. İlk deponuzun adı “Ana depo”dur: bugüne kadar girdiğiniz stok ve Excel’den yüklediğiniz ürünler oradadır. Adını değiştirmek için satırdaki ⋯ → Düzenle (ör. “Merkez dükkân”).
4. Deposu seçilmeyen satış, fatura ve stok girişi varsayılan depoya işlenir; başlangıçta bu Ana depodur. Başka bir depoyu varsayılan yapmak için satırdaki ⋯ → Varsayılan yap.
5. Kasiyerinizi kendi deposuna bağlayın: Ayarlar → Personel’de personelin kartında Hangi depodan satış yapar? sorusunda depoyu seçip kaydedin. Bu personel yalnız o depodan satar; satış ekranında seçici yerine “Satış deposu: Kadıköy şube” yazar.
6. Mal bir depodan ötekine gidince Depolar arası aktar’ı kullanın; bozulan, tarihi geçen ya da kaybolan malı Fire düş ile stoktan çıkarın (aşağıda).

Tek depolu işletmede ne görünür?

Tek deponuz varken ekranlarınız eskisi gibidir: satışta, sayımda, faturada ve stok girişinde depo sorulmaz, Ürünler bölümünde Depolar sekmesi görünmez. Depolar sayfası “Tek deponuz var” der ve ne işe yaradığını anlatır.

• İkinci depoyu ekleyince Ürünler bölümünde Depolar sekmesi açılır; satış, sayım, fatura ve stok girişi ekranlarına “hangi depo” seçicisi gelir.
• Fire tek depoda da kullanılır: ürün satırındaki ± stok → Fire ya da Daha fazla → Fire / zayi kayıtları.
• Ana depo silinmez ve pasif yapılamaz; yalnız adı değişir. En çok 30 etkin depo açılabilir.

Depolar arası aktarım

1. Depolar sekmesinde Depolar arası aktar’a basın. Bir deponun satırındaki ⋯ → Buradan aktar ya da ürün sayfasındaki Depolar arası aktar da aynı formu açar.
2. Nereden? (çıkış deposu) ve Nereye? (giriş deposu) seçin; ⇄ düğmesi ikisinin yerini değiştirir.
3. Ürünleri ekleyin: barkodu okuyucuyla okutun, telefonda Kamera ile art arda tarayın ya da adını yazıp seçin. Aynı ürünü her okuttuğunuzda miktar Her okutmada eklenecek miktar kadar artar; satırdaki miktarı elle de değiştirebilirsiniz.
4. Her satırda çıkış deposunda o üründen kaç tane olduğu yazar; fazlası yazılırsa satır kırmızı olur. Bir deponun bütün malını boşaltmak için Depodaki tüm stoğu ekle.
5. İsterseniz not (ör. “Cumartesi sevkiyatı”) ve tarih yazın, Aktar’a basın.

Aktarım tek işlemdir: bir satırda bile çıkış deposunda yeterli mal yoksa hiçbir satır işlenmez ve hangi üründe eksik olduğu yazılır. Toplam stok değişmez; yalnız iki deponun miktarı değişir. Partili ve seri no’lu üründe parti ve seri numaraları da mal ile birlikte taşınır.

Her aktarım Aktarım fişleri listesinde fiş olarak kalır (ör. AKT-2026-0003). Fişi açıp Yazdır ile sevk kâğıdı olarak basabilirsiniz. Yanlış aktarımı satırdaki ⋯ → Geri al ile geri alın; mal giriş deposunda satılmış ya da başka yere aktarılmışsa geri alınamaz, o zaman ters yönde yeni bir aktarım yapın.

Fire / zayi: bozulan, tarihi geçen, kaybolan mal

1. Ürünler → Daha fazla → Fire / zayi kayıtları’nı açıp Fire düş’e basın. Ürün satırındaki ± stok → Fire da aynı kaydı yapar.
2. Hangi ürün? kutusuna barkodu okutun ya da adını yazın; altında seçili depodaki miktar görünür. İki ya da daha çok deponuz varsa Hangi depodan? sorusunda depoyu seçin.
3. Fire miktarı’nı yazın, Neden? sorusunda birini seçin: Bozuldu, Son kullanma tarihi geçti, Kırıldı / hasarlı, Kayıp / çalıntı, Kendi kullanımı ya da Diğer. İsterseniz tarih ve not yazın.
4. Fireyi kaydet’e basın. Mal o depodan düşer; depoda olandan fazlası düşülemez.

Fire satış değildir ve kasadan para çıkmaz. Malın o anki maliyeti (ortalama maliyet, yoksa son alış fiyatı) gider olarak raporlanır: Raporlar’da Fire gideri ve Fire sonrası kâr, Ürünler sekmesinde fire özeti, müşavir raporunda “Fire ve kendi kullanımı” tablosu görünür. Alış fiyatı girilmemiş ürünün firesi kayda geçer ama maliyeti hesaba girmez. Fire, sipariş önerisindeki “son 30 günde satılan” miktara katılmaz.

Fire kayıtları sayfası seçtiğiniz dönemin (Bu ay, Geçen ay, Son 3 ay, Bu yıl) kayıtlarını nedene göre özetler. Yanlış kaydı satırdaki ⋯ → Fireyi geri al ile geri alın; mal stoğa geri girer. Maliyet rakamlarını yalnız Alış fiyatı ve kâr yetkisi olanlar görür. Son kullanma tarihi takip edilen üründe tarihi geçen partiyi Son kullanma tarihi yaklaşanlar listesinden tek dokunuşla fireye düşebilirsiniz.

Satışta, faturada ve sayımda depo seçimi

İki ya da daha çok deponuz olunca şu ekranlarda hangi depo olduğu sorulur; sormadığı yerde varsayılan depo kullanılır:

• Satış ekranında Satış deposu: seçtiğiniz depo bu cihazda hatırlanır; sepetteki stok notu o deponun miktarını gösterir. Deposu atanmış personel seçici görmez, yalnız kendi deposundan satar.
• Fatura formunda Daha fazla → Depo: satış faturasında ürünler bu depodan düşer, alış faturasında bu depoya girer.
• Sayım sekmesinde Hangi depoyu sayıyorsunuz?: farklar yalnız o depoya işlenir. Bir deponun sayfasında Daha fazla → Bu depoyu say da sayımı o depoyla başlatır.
• Ürün satırındaki ± stok sayfasında Hangi depo?, yeni ürün formunda Hangi depoda? (elimdeki adet o depoya girer).
• Satın alma siparişinde Mal hangi depoya gelecek?, mal kabulde Hangi depoya girdi?: Satın alma siparişi ve mal kabul.
• OKZEN Kasa kullanıyorsanız depo formundaki Bu depodan satış yapan OKZEN Kasa cihazları bölümünde kasayı işaretleyin; işaretsiz kasalar varsayılan depodan satar.

Ürünler listesinde her satırda depo depo miktar yazar (ör. “Merkez dükkân 15 · Depo 14 · Kadıköy şube 5”); ürün sayfasındaki Depolara göre kartı da aynı dağılımı gösterir. Bir deponun adına dokunursanız yalnız o depodaki ürünleri ve stok değerini görürsünüz. Raporlar’da üstteki depo çipleriyle (Bütün işletme ya da tek depo) satış, kâr, fire ve en çok satanlar o depoya göre süzülür; kasa rakamları ve müşavir raporu her zaman bütün işletmedir.

Depoyu kapatma (pasif yapma)

Kullanmadığınız depoyu silmezsiniz, pasif yaparsınız: satırdaki ⋯ → Pasif yap. Pasif depo seçicilerde görünmez, geçmiş kayıtları korunur; Etkinleştir ile geri açılır.

• Depoda stok varsa pasif yapılmaz: önce deponun sayfasında Daha fazla → Depodaki tüm stoğu aktar ile malı başka depoya taşıyın; eksi görünen ürünleri sayımla düzeltin.
• Varsayılan depo pasif yapılmaz; önce başka bir depoyu varsayılan yapın. Ana depo hiç pasif yapılamaz.
• Bu depodan satış yapan personel ve OKZEN Kasa cihazları depo pasif yapılınca varsayılan depodan satmaya başlar.

Sık sorulan sorular

İpuçları

• Arka depodan rafa her mal taşıdığınızda aktarım yapın; “dükkânda kaç tane var” sorusunun cevabı hep doğru kalır.
• Ayın sonunda Fire / zayi kayıtları sayfasına bakın: en çok hangi nedenle mal kaybettiğinizi nedene göre özette görürsünüz.