Akıllı tahsilat dört parçadır: veresiye limiti (bir müşteriye en çok ne kadar borç yazılacağı), kara liste (hiç veresiye yazılmayacak müşteriler), ödeme puanı (müşterinin geçmiş ödemelerine göre Düzenli, Bazen gecikir ya da Riskli) ve kademeli hatırlatma (ödeme gününden önce nazik, sonra daha net hatırlatma). Hepsi kendi kayıtlarınızdan, belli kurallarla hesaplanır; bilgileriniz başka bir yere gönderilmez.
Veresiye limiti ve kara liste
- Menüden Müşteriler’i açın, müşteriye dokunun; müşteri sayfasında Daha fazla → Bilgilerini düzenle’ye basın.
- Veresiye limiti ve kara liste bölümünü açın. Veresiye limiti (₺) kutusuna müşterinin borcunun en çok ne kadar olabileceğini yazın (ör. 15.000). Boş bırakırsanız müşteri limitsizdir.
- Bu kişiye hiç veresiye yazılmasın istiyorsanız Kara liste (veresiye verme)’yi işaretleyin. İsterseniz altındaki Not’a sebebini yazın (ör. “3 aydır ödemiyor”); notu personeliniz de görür.
- Kaydet’e basın. Müşteri sayfasında bakiyenin altında “Veresiye limiti: 15.000 ₺ · kalan 10.750 ₺” ya da “Kara listede: veresiye yazılmaz” yazar; yanındaki değiştir bu bölümü yeniden açar.
- Biri bu müşteriye veresiye yazarken borç limiti geçecekse kaydetmeden önce uyarı çıkar: “Veresiye limiti aşılıyor: Limit 15.000 ₺, bu kayıtla 16.200 ₺ olur.” İşletme sahibi ya da yetkili kişi Yine de kaydet’e basarak kaydedebilir; başkası tutarı azaltır ya da yetkiliye söyler.
- Kara listedeki müşteriye veresiye hiçbir yerden yazılmaz: Veresiye yaz düğmesi kapalı görünür, hızlı kayıtta Kaydet’e basılamaz. Peşin satış yapmak ve Ödeme al ile ödeme almak serbesttir.
Limit nerelerde denetlenir?
Limit, müşterinin şu anki borcu ile (varsa plasiyerin faturalanmamış siparişleri dahil) yeni yazılacak tutarın toplamına bakar. Yalnız TL veresiyede denetlenir. Uyarı şu yerlerde çıkar:
- Hızlı kayıt sayfasında Veresiye yaz ve müşteri sayfasındaki Veresiye yaz. Hızlı kayıtta kişiyi seçince adının altında limiti ya da “kara listede” yazar.
- Satış ekranında Veresiye seçiliyken: toplamın altında “Veresiye limiti 15.000 ₺ · bu satışla … olur.” ipucu durur; limit aşılırsa satış kaydedilmeden önce aynı uyarı çıkar.
- Fatura keserken (Faturayı kes): o an alınan ödeme düşülür, yalnız müşterinin hesabına kalan kısım sayılır. Tamamı peşin ödenen fatura kara listedeki müşteriye de kesilebilir.
- Yeni müşteri eklerken yazılan bugünkü veresiye, Vadeler → Bakım’daki Borç yaz (limitte yetkiliye Yine de yaz) ve tekrarlayan fatura.
- Asistan’la yazılan veresiye de limite takılır; aşmak gerekiyorsa kaydı müşteri sayfasından yapın.
OKZEN Kasa ve plasiyer de aynı limiti kullanır; plasiyer ayarlarındaki Kredi limiti bu limittir. Plasiyerde limit aşımı uyarı olarak çıkar ve raporda görünür (Plasiyer). Kara listedeki müşteriye plasiyer veresiye satış ve sipariş yazamaz; gün içinde kara listeye aldığınız müşteri plasiyerin telefonunda bir sonraki eşitlemede “Kara listeye alındı” uyarısıyla görünür.
Limiti kim değiştirir, kim aşar?
- Limiti ve kara listeyi işletme sahibi ya da Veresiye limitini aşabilir yetkisi olan personel değiştirir. Bu yetki Ayarlar → Personel’de personeli düzenlerken Hassas yetkiler arasındadır.
- Limiti yalnız onlar aşabilir: uyarıdaki Yine de kaydet (Bakım’da Yine de yaz, tekrarlayan faturada Yine de kes) yalnız onlara görünür. Her aşım İşlem geçmişine “Veresiye limiti aşıldı (yetkili onayı)” diye yazılır.
- Diğer personel formda limiti yalnız görür; satış ekranında müşteri bakiyesini görme yetkisi olmayan kasiyere tutar söylenmez, “Bu müşterinin veresiye limiti doluyor.” yazar.
Müşteriler listesinde limiti aşan ya da kara listedeki müşteri varsa Limit aşıldı ve Kara liste çipleri çıkar; satırda da aynı işaret görünür.
Ödeme puanı: Düzenli, Bazen gecikir, Riskli
Panel her müşterinin son 24 ayındaki TL hareketlerine bakarak ödeme alışkanlığını üç sınıftan birine koyar: Düzenli, Bazen gecikir ya da Riskli. Henüz birkaç ödemesi olmayan müşteride rozet çıkmaz (Az kayıt); puan birkaç ödemeden sonra oluşur.
- Veresiyede seçtiğiniz ödeme günü, fatura vadesi ve taksit günü müşterinin verdiği söz sayılır. Ödeme günü yazılmamış veresiyenin günü kayıttan 30 gün sonra gelmiş sayılır.
- Aldığınız ödemeler en eski borçtan başlayarak kapatılmış sayılır; her borcun kaç gün geç kapandığı bulunur. 3 güne kadar gecikme zamanında sayılır.
- Puanı düşürenler: kapanan borçlardaki ortalama gecikme, zamanında ödeme oranının düşüklüğü, açık borcun ne zamandır geciktiği, tutulmayan ödeme sözleri ve borç varken uzun süredir ödeme yapmaması.
Müşteri sayfasında Ödeme puanı satırında rozet ve en önemli sebep tek cümleyle yazar (ör. “Son 4 ödemesinin 2’si ortalama 9 gün geç.”); “Neden?”e dokununca kapanan borçlardaki ortalama gecikme, zamanında ödeme oranı, son ödemeden bu yana geçen gün ve tutulan / tutulmayan söz sayısı açılır. Rozet Borçlular listesinde de görünür; Riskli ve Bu hafta gecikebilir çipleri bu müşterileri süzer. Ana sayfadaki Bu hafta gecikmesi muhtemel kartı, ödeme günü 7 gün içinde gelen ve puanı Riskli ya da Bazen gecikir olan müşterileri gösterir.
Puan bir tahmindir, karar sizindir. Nakit akışı tahmini de bu puanı kullanır: Nakit akışı.
Kademeli hatırlatma (Akıllı tahsilat)
- Müşteriler → Borçlular’da Daha fazla → Akıllı tahsilat (kademeli hatırlatma)’ya basın. Ayarları işletme sahibi yapar; personel yalnız durumu görür.
- Akıllı tahsilatı aç’ı işaretleyin.
- Hangi günlerde?: Vade öncesi (nazik) ödeme gününe 1–2 gün kala, Vade günü ödeme günü ve sonraki 2 gün, 3 gün sonra 3–6 gün gecikmişken, 7 gün sonra (daha net) 7–13 gün gecikmişken. İstemediğinizin işaretini kaldırın.
- Kime?: Ödeme günü yazılmış herkes ya da Yalnız Riskli ve Bazen gecikenler.
- Nasıl?: WhatsApp listesi (ücretsiz), SMS (kredi), E-posta. Sıra SMS → e-posta → WhatsApp listesidir; gönderilemeyen bir sonrakine düşer. Kaydet’e basın.
Hatırlatma her gün sabah bir kez planlanır. Müşterinin en eski açık ödeme günü (veresiye, fatura vadesi ya da taksit) hangi kademedeyse o kademenin mesajı gider; aynı ödeme günü için her kademe bir kez kullanılır. 13 günden uzun gecikmiş borçlara akıllı tahsilat yeni hatırlatma eklemez; onlar için Hepsine hatırlat ve otomatik hatırlatma kullanılır.
- WhatsApp: panel WhatsApp’tan kendiliğinden mesaj gönderemez. Sabah size “Akıllı tahsilat: bugün WhatsApp ile hatırlatılacak … müşteri” bildirimi gelir; kartın Bugün WhatsApp ile hatırlatılacaklar listesinde satırdaki Hatırlat hazır mesajı açar, gönder’e siz basarsınız.
- E-posta: hesabınızın e-postası doğrulanmışsa ve müşterinin e-posta adresi kayıtlıysa kendiliğinden gider.
- SMS: SMS paketlerinin satışı henüz açık değil; bu seçenek satış açılınca çalışır. Bu sürede sıra e-posta ve WhatsApp listesiyle sürer.
Mesajın tonu kademeye göre değişir: vadeden önce “hatırlatmak isteriz … Şimdiden teşekkür ederiz”, vade günü “ödemenizin son günü bugün”, 3 gün sonra “… gün gecikti. Uygun olduğunuzda ödemenizi rica ederiz”, 7 gün sonra “… gündür gecikmede. Lütfen en kısa sürede ödeyin ya da bizi arayın”. Her mesaja hesap dökümü bağlantısı eklenir. Tam metinler kartın Mesajlar nasıl görünür? bölümündedir.
Bugünkü plan kimlere hatırlatma düştüğünü ve gönderilmeyecekleri sebebiyle gösterir (ör. “gönderilmez: otomatik hatırlatma kapalı (müşteri bilgilerinde)”). Kapalıyken de Bugünkü plan “açarsanız” diye önizlenir.
Fazla hatırlatma gitmez
- Aynı müşteriye günde en çok 1, haftada en çok 3 hatırlatma gider; diğer hatırlatmalar (Hatırlat, otomatik hatırlatma) da sayılır.
- 21:00–09:00 arası hatırlatma gönderilmez.
- Bilgilerinde Otomatik borç hatırlatma yapma işaretli müşteri atlanır; SMS istemeyen müşteriye SMS gitmez.
Sık sorulan sorular
Limit dolunca müşteri hiç alışveriş yapamaz mı?
Yapar. Limit yalnız veresiyeyi sınırlar; peşin satış ve ödeme almak her zaman serbesttir. Limit aşılırsa işletme sahibi ya da yetkili kişi Yine de kaydet ile veresiyeyi yine yazabilir.
Kara liste ile limit arasındaki fark ne?
Limitte belli bir tutara kadar veresiye yazılır, aşılınca uyarı çıkar ve yetkili onaylayabilir. Kara listede veresiye hiç yazılmaz; yetkili de yazamaz, önce kara listeden çıkarması gerekir.
Müşterinin eski borcu limitten büyükse ne olur?
Mevcut borç silinmez, yalnız yeni veresiye uyarı verir. Müşteri sayfasında “limit aşıldı (… fazla)” yazar, Müşteriler listesinde Limit aşıldı çipiyle görünür.
Ödeme puanını değiştirebilir miyim?
Hayır, puan kayıtlardan hesaplanır. Müşteri zamanında ödedikçe kendiliğinden iyileşir. Veresiye yazarken ödeme günü seçmeniz puanı daha doğru yapar.
Akıllı tahsilat ile otomatik hatırlatma birlikte açık olabilir mi?
Olur. Otomatik hatırlatma borcu belli bir tutarı geçen ya da uzun süredir ödemeyen müşterilere belli aralıklarla gider; akıllı tahsilat ödeme gününe göre kademeli çalışır. İkisi birlikte açıkken de bir müşteriye günde en çok 1, haftada en çok 3 hatırlatma gider.
İpuçları
- Yeni müşteriye önce küçük bir limit verin; düzenli ödedikçe artırın.
- Veresiye yazarken ödeme günü seçin: hem kademeli hatırlatma hem ödeme puanı ödeme gününe bakar.