e-Fatura: kendi CRS Soft hesabınızla

Bu özellik işletmenize açıldığında görünür — açtırmak için destek hattımıza yazın. Açılınca soldaki menüde e-Arşiv Fatura’nın altında e-Fatura (CRS) çıkar. Ayarları yalnız işletme sahibi yapar.

e-Fatura (CRS), faturalarınızı kendi seçtiğiniz özel entegratör CRS Soft üzerinden resmî e-Fatura ya da e-Arşiv fatura olarak göndermenizi sağlar. Hangisinin kesileceğine panel karar verir: alıcının vergi ya da T.C. kimlik numarası e-Fatura sistemine kayıtlıysa e-Fatura, değilse ve nihai tüketiciye satışta e-Arşiv. Belgeyi CRS Soft imzalayıp GİB’e iletir; sonucu fatura ekranında görürsünüz.

Başlamak için CRS Soft’tan aldığınız web servis kullanıcı adı ve şifresi gerekir. Önce CRS’nin test ortamında deneyip sonra canlıya geçebilirsiniz.

Kurulum adım adım

1. Soldaki menüden e-Fatura (CRS)’yı açın; sayfanın altındaki e-Fatura (CRS Soft) ayarları bölümüne inin.
2. CRS web servis kullanıcı adı ve Şifre’yi yazın. Şifre şifrelenmiş olarak saklanır ve ekranda gösterilmez.
3. Ortam’ı seçin: ilk denemede Test (resmî değildir), gerçek faturalar için Canlı. İşletmenizin ili ve İlçe’yi yazın; şahıs işletmesiyseniz (T.C. kimlik numarasıyla) Ad ve Soyad’ı da doldurun. Sonra Kaydet’e basın.
4. Bağlantıyı dene’ye basın. Bağlantı tamamsa CRS’deki unvanınız, vergi numaranız ve kalan kontörünüz görünür, bölümün başlığında “bağlantı doğrulandı” yazar.
5. Test ortamındaysanız Deneme faturası gönder (test) ile bir e-Arşiv ve bir e-Fatura deneme belgesi gönderin; sonuçları Gönderilen belgeler listesinde görürsünüz.
6. Hazır olunca ortamı Canlı yapıp kaydedin, yeniden Bağlantıyı dene’ye basın ve e-Fatura (CRS) modunu aç’a basın. Bundan sonra faturalarınızı fatura ekranından gönderirsiniz.

e-Fatura mı, e-Arşiv mi?

Faturanın türünü siz seçmezsiniz; panel alıcıya bakarak belirler:

• Faturadaki cari kartında geçerli bir vergi numarası ya da T.C. kimlik numarası varsa panel CRS’ye bu numaranın e-Fatura sistemine kayıtlı olup olmadığını sorar. Kayıtlıysa fatura e-Fatura, değilse e-Arşiv olarak gider.
• Cari seçilmemişse ya da numara yoksa fatura nihai tüketiciye e-Arşiv olarak kesilir. Numara geçersizse önizlemede “nihai tüketici olarak kesilecek” uyarısı çıkar.
• Sorgunun sonucu 24 saat hatırlanır ve önizlemede gösterilir; gönder dediğinizde her zaman yeniden sorulur.
• Alıcının birden çok e-Fatura posta kutusu varsa önizlemede Alıcının e-Fatura posta kutusu seçimi çıkar.

e-Fatura mükellefi olup olmadığınızı ve hangi belgeyi düzenlemeniz gerektiğini mali müşavirinize teyit ettirin.

Faturayı gönderme ve önizleme

1. Satış faturasını her zamanki gibi kesin (Satış Ekranı’ndan gelenler dahil). Taslak ve iptal edilmiş fatura gönderilmez.
2. Faturanın sayfasındaki e-Fatura şeridinde e-Fatura / e-Arşiv olarak gönder’e basın.
3. Gönderim önizlemesi’nde alıcıyı, gönderim türünü, kalemleri, birim kodlarını ve toplamları kontrol edin. e-Fatura’da e-Fatura senaryosu’nu seçin: Temel fatura’da alıcı kabul ya da ret yapmaz; Ticari fatura’da alıcı 8 gün içinde kabul ya da ret edebilir. Varsayılanı ayarlardan, müşteriye özel tercihi cari kartından seçersiniz.
4. e-Fatura olarak gönder (ya da e-Arşiv olarak gönder) düğmesine basın. Canlı ortamdaki ilk gönderimde “Bu gerçek bir faturadır.” kutusunu işaretlemeniz istenir.
5. Fatura UBL-TR biçiminde hazırlanıp CRS’ye iletilir. Sonuç genellikle birkaç dakika içinde fatura ekranında görünür.

Bir fatura yalnız bir kez gönderilir; gönderilmiş faturada önizleme “İkinci kez gönderilmez” der. Gönderim sırasında bağlantı koparsa belge “bağlantı koptu — kontrol ediliyor” olur ve aynı belge kimliğiyle (ETTN) kendiliğinden kontrol edilir; Tekrar dene demeniz de güvenlidir, çift fatura oluşmaz.

Faturayı gönderme yetkisi işletme sahibinde ve e-Fatura (CRS) yetkisi verilen personeldedir. Salt okunur hesaplarda (mali müşavir erişimi, süresi bitmiş üyelik) gönderilemez.

Eksik bilgi uyarıları

Önizleme, faturanın gönderilebilmesi için eksik olanları kırmızı kutuda listeler; eksik giderilmeden fatura gönderilmez. Müşteriyle ilgili satırların yanında Cari kartını aç, işletmenizle ilgili olanların yanında e-Fatura ayarlarına bağlantı vardır.

• Müşterinin bilgileri: vergi numaralı müşteride unvan ve vergi dairesi; vergi ya da T.C. kimlik numaralı müşteride il ve ilçe. Bunları cari kartındaki Fatura Bilgileri bölümünde İl ve İlçe alanlarına yazın. T.C. kimlik numaralı kişide ad ve soyad ayrı alanlardadır; boşsa cari adından türetilir.
• İşletmenizin bilgileri: unvan ve vergi dairesi (Ayarlar → Firma Bilgileri), il ve ilçe (e-Fatura ayarları). Vergi numaranız Bağlantıyı dene ile CRS’den alınır.
• %0 KDV’li satır: önizlemede %0 KDV muafiyet / istisna nedeni seçimi çıkar. Listede sık kullanılan kodlar vardır; başka bir kod için Başka bir kod yazacağım’ı seçip kodu yazın. Doğru kodu mali müşavirinize danışın.
• Birim kodu: her kalem için bir e-Fatura birim kodu gönderilir. Ürün kartında e-Fatura birim kodu seçebilirsiniz; Birimden otomatik bırakırsanız birim adından bulunur (adet → C62, kg → KGM gibi), tanınmayan birimler adet sayılır.
• Eksi tutarlı satır: e-Fatura’da eksi satır olmaz. İndirimi iskonto olarak girip faturayı yeniden kaydedin.
• Tarih: ileri tarihli fatura gönderilmez. Fatura tarihi 7 günden eskiyse önizlemede uyarı çıkar.

Durumlar ne anlama gelir?

Gönderilen belgenin durumu fatura ekranında ve Gönderilen belgeler listesinde yazar. Durum kendiliğinden kontrol edilir; beklemek istemezseniz Durumu yenile’ye basın.

PDF ve müşteriyle paylaşma

• Onaylanan belgenin şeridinde ve listede PDF düğmesi çıkar; CRS’nin ürettiği resmî görünümü açar. PDF ve imzalı XML kopyası panelde saklanır.
• Canlı ortamda onaylanan faturanın başlığı “SATIŞ KAYDI (FATURA ÖNİZLEMESİ)” olmaktan çıkar, gerçek fatura başlığını alır (neden?). Test ortamındaki belgeler resmî olmadığı için önizleme olarak kalır.
• Faturanın sayfasındaki Linki Kopyala ya da WhatsApp ile müşterinize bağlantı gönderin. Canlı ortamda onaylanmış belgede müşteriniz bu sayfada “e-Fatura (PDF)” ya da “e-Arşiv faturası (PDF)” düğmesiyle resmî PDF’i açar.

İptal, iade ve ret

e-Arşiv faturası: gönderdikten sonraki 8 gün içinde fatura ekranındaki e-Arşiv’i iptal et’e basın, gerekçeyi yazıp İptal et deyin. Bu işlem geri alınamaz. Paneldeki fatura kaydı ayrıca iptal edilmez; stok, cari ve kasayı da geri almak istiyorsanız faturadaki İptal Et’i kullanın. Önce paneldeki faturayı iptal ettiyseniz belgenin yanında e-Arşiv’i de iptal etmeniz gerektiği yazar. Personelin iptal yapabilmesi için Silme, iptal ve iade yetkisi de gerekir. 8 gün geçtikten sonra panel iptale izin vermez; mali müşavirinize danışın.

e-Fatura: GİB’e iletilen e-Fatura sistemden iptal edilemez. Düzeltme için iade faturası kesilir. Ticari faturada alıcı 8 gün içinde reddedebilir; temel faturada iptal, GİB’in e-Belge İptal/İtiraz uygulamasından karşı tarafın onayıyla yapılır. Reddedilen ya da hata alan faturayı düzeltip yeniden gönderebilirsiniz.

• Satış iadesi: müşteriniz e-Fatura mükellefiyse iade faturasını size o keser; panelden gönderilmez. Müşteri nihai tüketiciyse satışın e-Arşiv faturasını süresi içinde iptal edin ya da gider pusulası düzenleyin.
• Tedarikçiye iade (alış iadesi): iade belgesini panelden e-Fatura / e-Arşiv olarak gönderebilirsiniz. Bunun için iade ettiğiniz alış faturasında tedarikçinin 16 haneli e-Fatura / e-Arşiv numarası (ör. ABC2026000000123) yazılı olmalıdır.
• Alış faturaları sizden gönderilmez; tedarikçiniz size keser.

Kontör

Kontör ve sözleşme CRS Soft ile sizin aranızdadır; kontörü OKZEN CARİ değil, CRS Soft satar. Kalan kontörünüz e-Fatura ayarlarında ve Ayarlar sayfasındaki e-Fatura kartında yazar; güncel rakam için Kontörü güncelle’ye basın. CRS kontör almanız gerektiğini bildirirse rakamın yanında kontör alın uyarısı çıkar. Kontör biterse CRS gönderimi kabul etmez; CRS Soft’tan kontör alın.

Ücretsiz GİB Portalı e-Arşiv ile farkı

OKZEN CARİ’de iki yol vardır ve ikisi aynı anda açık olamaz:

• GİB Portalı e-Arşiv (ücretsiz): faturalar GİB’in e-Arşiv Portalı üzerinden gider, kontör yoktur, tek SMS koduyla toplu imzalanır. Yalnız e-Arşiv fatura, e-SMM ve e-Müstahsil makbuzu kesilir; mükellefler arası e-Fatura kesilmez.
• e-Fatura (CRS): kendi CRS Soft hesabınızla, kontörlü. Alıcı mükellefse e-Fatura, değilse e-Arşiv kendiliğinden seçilir; durum takibi, PDF ve e-Arşiv iptali panelden yapılır. Her faturayı kendi sayfasından gönderirsiniz.

GİB Portalı e-Arşiv açıkken e-Fatura (CRS) modunu aç’a basarsanız uyarı çıkar; geçmek için GİB Portalı e-Arşiv’i kapat ve CRS’ye geç’i işaretleyin. Portal kuyruğunda bekleyen faturalar CRS’ye taşınmaz. CRS modu açıkken GİB Portalı e-Arşiv açılamaz, e-SMM ve e-Müstahsil makbuzu da kesilemez; portala dönmek için önce e-Fatura (CRS) modunu kapat’a basın. Gönderilmiş belgeler ve durumları korunur.

Sık sorulan sorular

İpuçları

• Müşteri carilerinize vergi numarası, vergi dairesi, il ve ilçeyi baştan yazın; önizlemede eksik çıkmaz.
• İlk faturaları test ortamında deneyin. Canlıya geçince ortamı değiştirip kaydettikten sonra yeniden Bağlantıyı dene’ye basın ve modu açın.
• Hata alan belgenin nedeni Bildirimler’e de düşer; faturayı düzeltip aynı ekrandan yeniden gönderin.