Mutabakat, bir kişiyle aranızdaki bakiyenin iki tarafın kayıtlarında da aynı olduğunun onayıdır. İstek, seçtiğiniz tarih itibarıyla bakiyeyi o an kaydeder; karşı taraf bağlantıdan bir kez cevap verir, cevabı kimin ve ne zaman verdiği saklanır. Bu, cari hesap bakiyesinin onayıdır; vergi dairesine verilen Ba / Bs formlarının mutabakatı değildir.
Tek kişiye mutabakat gönderin
- Müşteriler’de kişinin sayfasını açın, üstteki Daha fazla menüsünden Mutabakat iste’yi seçin. Tedarikçi için de aynı yol geçerlidir.
- Hangi tarih itibarıyla? sorusunda Bugün, Geçen ay sonu, Geçen yıl sonu ya da Tarih seç’e dokunun. Altında o tarihteki bakiye yazar: “Kayıtlarımıza göre 30.09.2026 itibarıyla bakiye: 12.500,00 ₺ (borç)”. Dövizli hesap varsa her para birimi ayrı satırdadır.
- Nasıl gönderilsin? bölümünde kişinin e-postası kayıtlıysa E-postayla da gönder, SMS paketiniz varsa SMS ile de gönder (kredinizden düşer) kutusunu seçin; WhatsApp her zaman bir sonraki adımdadır. Mutabakat isteği oluştur’a basın.
- Açılan sayfada WhatsApp’tan gönder’e basın; kişinin telefonu yoksa bağlantıyı Kopyala ile alıp istediğiniz yoldan gönderin. Bağlantı 30 gün geçerlidir.
- Karşı taraf bağlantıyı açar, bakiyeyi görür, adını yazıp Mutabıkım ya da Mutabık değilim der. İtiraz ederse kendi kayıtlarındaki tutarı ve nedenini yazabilir. Cevap gelince zil simgesine (telefon uygulamasında bildirimler açıksa telefonunuza da) bildirim düşer.
- Cevabı Müşteriler → Mutabakat sekmesinde ve kişinin sayfasında görürsünüz. Mutabakat belgesi ile cevabı, cevaplayanın adı ve zamanıyla yazdırın ya da PDF olarak saklayın.
Ay ve yıl sonu: toplu mutabakat
- Müşteriler listesinde Daha fazla → Toplu mutabakat gönder’i seçin (ya da Mutabakat sekmesinde Mutabakat gönder).
- Tarihi seçin (varsayılan geçen ay sonu) ve Müşteriler, Tedarikçiler ya da Hepsi’ne dokunun. Liste o tarihte bakiyesi olan kişileri gösterir.
- Göndermek istediğiniz kişileri işaretleyin; bir seferde en çok 100 kişi seçilir. İsterseniz e-posta ya da SMS ile de gönderilmesini seçin.
- Seçilenlere mutabakat gönder’e basın. Açılan listede her kişinin yanındaki WhatsApp düğmesiyle mesajı sırayla gönderin.
Aynı tarih için cevap bekleyen isteği olan kişi yeniden seçilmez; önce o isteği geri alın ya da cevabını bekleyin.
Mutabakat sekmesi ve durumlar
Müşteriler → Mutabakat sekmesi ilk isteğinizden sonra çıkar. Tümü, Cevap bekleyen, Mutabık, İtiraz ve Süresi doldu çipleriyle süzün; satıra dokununca ayrıntı açılır: istek ne zaman oluşturuldu, gönderildi, görüldü ve cevap. Kişinin sayfasında da bakiyenin altında son mutabakat durumu yazar.
| Gönderilmedi | İstek hazır ama henüz hiçbir yoldan gönderilmedi. |
|---|---|
| Gönderildi | WhatsApp, e-posta ya da SMS ile gönderildi; karşı taraf henüz açmadı. |
| Görüldü | Karşı taraf bağlantıyı açtı, cevap vermedi. |
| Mutabık | Karşı taraf bakiyeyi onayladı. |
| İtiraz | Karşı taraf “Mutabık değilim” dedi. |
| Süresi doldu | 30 gün içinde cevap gelmedi; bağlantı artık tutar göstermez. |
| Geri alındı | İsteği siz kapattınız; bağlantı açılmaz. |
“Mutabık değilim” cevabı geldiğinde
Ayrıntıda karşı tarafın kendi kayıtlarındaki tutarı, aradaki farkı ve yazdığı açıklamayı görürsünüz (ör. “12.09 tarihli ödeme görünmüyor”). Kişinin hesap dökümüyle karşılaştırın; eksik ödeme ya da fazla yazılmış veresiye gibi yanlış kaydı düzeltin. Sonra ayrıntıdaki Daha fazla → Yeni mutabakat iste ile yeniden gönderin.
Mutabakat belgesi
Ayrıntıdaki Mutabakat belgesi alışılmış mektup biçiminde yazdırılabilir bir A4 belge açar: işletme bilgileriniz, kişi, tarih, bakiye ve cevap (cevaplayanın adı ve zamanıyla). Kanıt bilgisini de yazdır kutusunu işaretlerseniz cevabın verildiği IP adresi ve tarayıcı bilgisi de belgeye eklenir. Cevap gelmediyse mektup “Mutabıkız / Mutabık değiliz” kutuları ve iki tarafın kaşe-imza alanıyla basılır; elden imzalatıp saklayabilirsiniz. Tarayıcının yazdırma penceresinde “PDF olarak kaydet” ile dosya da alırsınız.
Karşı taraf ne görür?
- Giriş yapmadan açılan bir sayfa: işletmenizin adı, istek tarihi ve bakiye, yönüyle birlikte (“Kayıtlarımıza göre … itibarıyla bakiye: … (borç)”).
- Mutabıkım ya da Mutabık değilim seçeneği, adını yazacağı alan ve itirazda kendi tutarı ile açıklaması; Cevabı gönder. Cevap bir kez verilir, sonra değiştirilemez.
- Bağlantı 30 gün geçerlidir; süresi dolunca ya da isteği geri alınca sayfa tutar göstermez.
- Bağlantıyı siz kendi oturumunuzla açarsanız önizleme görürsünüz; bu “görüldü” sayılmaz ve cevap verilemez.
Kimler yapabilir, ne saklanır?
Mutabakat isteğini işletme sahibi ve Müşteriler yetkili personel gönderir; tedarikçinin bakiyesi için ayrıca Alış fiyatı ve kâr yetkisi gerekir. Demo ve yalnız görüntüleme hesaplarında istek oluşturulmaz. Karşı tarafın cevabı, yazdığı ad, cevap zamanı ve kanıt olarak IP adresi ile tarayıcı bilgisi saklanır; IP ve tarayıcı bilgisini yalnız siz görürsünüz ve 2 yıl sonra kendiliğinden silinir. Yanlış gönderdiğiniz isteği ayrıntıda Daha fazla → İsteği geri al ile kapatın; kaydı tamamen silmek için Kaydı sil (personelde Silme, iptal ve iade yetkisi gerekir).
Sık sorulan sorular
Gönderdikten sonra kayıt eklersem bakiye değişir mi?
Hayır. Bakiye istek oluştuğu anda, seçtiğiniz tarih itibarıyla kaydedilir; sonradan yazdığınız kayıtlar isteği değiştirmez. Düzeltme yaptıysanız yeni istek gönderin.
Karşı taraf cevabını değiştirebilir mi?
Hayır, cevap bir kez verilir. Yeni bir mutabakat isteği gönderirseniz yeniden cevaplar.
Yanlış kişiye ya da yanlış tarihle gönderdim.
Ayrıntıda Daha fazla → İsteği geri al’a basın; bağlantı artık açılmaz. Sonra doğru tarihle yeni istek oluşturun.
Mutabakat Ba / Bs formlarının yerine geçer mi?
Hayır. Bu özellik cari hesap bakiyesinin onayıdır. Ba / Bs formlarındaki tutarlar fatura bazındadır; onlar için mali müşavirinize Raporlar’daki Ba / Bs yardımcı listesini verin: Raporlar.
İpuçları
- Ay sonunda tek tek uğraşmayın: Toplu mutabakat gönder ile geçen ay sonu bakiyesi olan herkese tek seferde istek oluşturun.
- İtiraz gelirse önce kişinin hesap dökümünü açın; çoğu fark yazılmamış bir ödemeden ya da yanlış tarihli bir kayıttan çıkar.